Denetim, Yapı Tamamlama sigortası poliçesinin ve sözleşmelerinin teminat altına aldığı şekilde binanın ya da projenin tamamlanmasını sağlamak amacı ile projenin, proje yüklenicilerinin ve sigorta yaptıranın her türlü finansal ve teknik denetimini kapsar. Sigorta yaptıran sigorta poliçesinin ile teminat altına alınan amacın gerçekleşmesi için sigortacının uygun gördüğü finansal ve Teknik her türlü denetimin yapılmasının şartlarını hazırlamakla yükümlüdür. Böylece bina ve projelerin yalnızca teminatlandırılması değil aynı zamanda tekniğine uygun bir şekilde tamamlanması yoluyla özlenen bina ve projeleri hayata geçmesi sağlanır.
- Sözleşme Bölüm-1: Özel Şartlar
- Sözleşme Bölüm-2: Genel Şartlar
- Sözleşme Bölüm-3: Teknik Yöntem/Özel İdari Şartlar
- İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Protokolü
- Keşif Özeti ve Birim Fiyat Tarifleri
- Sözleşme Koşulları/ Yükümlülükler Listesi
- Teknik Şartnameler
- Soru-Cevap ve Zeyilnameler
- Sözleşmeye Esas Proje, Şartname ve Dökümanlar Listesi
- Teknik Şartnameler
- İş Programı
- Avans Teminat Mektubu
- Kesin Teminat Mektubu
- Organizasyon Şeması
- Son Tarihli Firma Faaliyet Belgesi
- Son Tarihli Ticaret Sicil Gazetesi Kopyası
- Vergi Levhası Fotokopisi
- Son Tarihli Noter Onaylı İmza Sirküleri
Kredi derecelendirme kurulusları ile derecelendirmeyi alan firmalar arasındaki iliski uzun vadelidir ve süreklilik arz eder.
Derecelendirme notu kamuya açıklandıktan sonraki dönemde de firmanın gözetim altında tutulması, firmanın is yaptığı ortamın sürekli izlenmesi ve koşullarda temel bir değişiklik görüldüğü takdirde şirketten bilgi istenmesi derecelendirme sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır. Bu nedenle, kredi notunun verilmesinden sonra derecelendirme uzmanları firma ile temaslarını sürdüreceklerdir. Zaman zaman ziyaretlerde bulunarak temel hedeflerdeki gerçekleşmeleri veya sapmaları varsa yönetim ve üretim politikalarındaki değişiklikleri tartışacaklardır.Kredi notu yılda en az bir gözden geçirilir.
Aylık Harcama Teyit Raporu
İnşaat süresi boyunca ayda bir hazırlanacak aylık harcama teyit raporları (“Aylık Harcama Teyit Raporu”) ilgili dönem içerisinde Projeye ilişkin tahakkuk etmiş olan tutarların ve bütçedeki ilerlemenin aşağıdaki hususlar çerçevesinde incelenmesi ve analiz edilmesine ilişkin olarak raporlanmasını içerir;
- İlgili ay içerisinde Proje'ye ilişkin tahakkuk etmiş olan tutarların fatura, hakediş ve dekontlarla belgelenerek raporlanması gerekmektedir.
- İncelenecek olan fatura ve dekont belgelerine Taraflarca belirlenecek bir limit konulacağı (farklı bir tutar belirlenmediği sürece, bu limit xxxTL’dir) ve sadece bu limitin üzerindeki dokümanların her ay inceleneceği kabul edilmiştir. Limitin altında kalan faturaların ancak yine Taraflarca mutabık kalınarak belirlenecek belgesi görülmemiş kümülatif fatura toplamı yüzdesinin aşılması durumunda aşılan tutar kadarının rastlantısal olarak belirlenerek inceleneceği öngörülmüştür.
- Faturasız ödemelere ilişkin bilgi verilmesi (avans, kurum harçları vb.) gerekmektedir.
- Finansal ilerlemenin fatura, hakediş ve dekontlar ile takip edilmesi, hak kazanılan (serbest bırakılacak) kredi tutarının hesaplanması gerekmektedir.
İnşaat Aşaması Boyunca 3 Aylık İzleme ve İlerleme Raporu
İnşaat süresi boyunca 3 ayda bir yapılacak olan saha ziyaretleri ve saha toplantısı sonrasında hazırlanacak olan 3 aylık izleme ve ilerleme raporu ("3 Aylık İzleme ve İlerleme Raporu"), harcamaların ve fiziksel ilerlemenin aşağıdaki hususlar çerçevesinde incelenmesi ve analiz edilmesine ilişkin olarak raporlanmasını içerir;
- 3 ayda bir yapılacak saha ziyaretleri ile Proje ilerleme ve izleme raporlarının hazırlanması,
- Projeye ilişkin genel bilgilerin verilmesi (yeri, alanı, tasarımcı ve yüklenicileri, Proje tarafları vb.),
- İlgili rapor dönemi içerisinde imzalanan yüklenim sözleşmelerine ilişkin sözleşme konusu işin açıklanması, sözleşme bedelinin, türünün, süresinin ve avans tutarının belirtilmesi,
- Devam eden sözleşmelerde anlaşılan toplam tutarını önemli ölçüde değiştirecek karar değişikliklerinin, Yatırımcı veya 3üncü şahıslardan kaynaklı değişiklik taleplerine ilişkin bilgilerin Yatırımcı’dan alınması ve raporlanması,
- Fiziksel ilerlemenin hakedişler ve saha yönetimi raporları ile takip edilmesi ve raporlanması,
- İlgili dönem içerisinde başlayan, devam eden, biten inşaat aktivitelerine yönelik bilgi verilmesi,
- Saha ziyaretleri ile Yatırımcı tarafından iletilen iş programına göre gelinen durumun gözlemlenmesi, olası gecikmelerin ve oluşmuş olan gecikmelere yönelik Yatırımcı’nın düzeltme planlarının açıklanması,
- İlgili dönem içerisinde Projeye ilişkin tahakkuk etmiş olan harcamaların fatura, hakediş ve dekontlarla belgelenerek raporlanması,
- Faturasız ödemelere ilişkin bilgi verilmesi (avans, kurum harçları vb.),
- Finansal ilerlemenin takip edilmesi, hak kazanılan (serbest bırakılacak) kredi tutarının hesaplanması,
- Yatırım tutarı artışları, bütçe güncellemeleri hakkında bilgilendirmelerde bulunulması, güncellenen bütçe kalemlerinin baz bütçe ile aynı tabloda gösterilmesi,
- Saha ziyaretlerinde kaliteye ilişkin anlık tespit edilen önemli konular olması durumunda ilgili konuların raporlanması,
- Yatırımcıdan kaliteye ilişkin yapılan çalışmalarla ilgili bilgi alınması,
- Saha ziyaretleri esnasında anlık olarak dikkat çeken iş güvenliği ilgili sıkıntılar olması durumunda ilgili konuların raporlanması,
- Yapım ruhsatı, ruhsat tadilatı ve iskan alımlarına yönelik Yatırımcının planlarına ilişkin bilgi alınması, temin edilmiş izinlerin kopyalarının ilgili rapor döneminde sunulması,
- İlgili rapor döneminde saha ziyareti esnasında çekilen saha fotoğraflarının sunulması
